Official German and fixed formulas

When you use it

1. 1

   Bezug nehmend auf: the earlier letter

   • Bezug nehmend auf Ihren Bescheid vom 14. Oktober lege ich hiermit form- und fristgerecht Einspruch ein.With reference to your notice of 14 October, I hereby lodge an objection in due form and on time.
   • Unter Bezugnahme auf das geführte Telefonat übersenden wir die nachgereichten Unterlagen.With reference to our phone call, we are sending you the missing documents.

   Formal letters start by naming the earlier letter or notice: Bezug nehmend auf (+ accusative) or unter Bezugnahme auf. Then the verb follows.

   + 1 more example

   💡 Tip: This register is for letters to offices, courts and the tax office.

2. 2

   anbei: sending enclosures

   • Anbei erhalten Sie die angeforderten Gehaltsabrechnungen im Original.Please find enclosed the original payslips you asked for.
   • Anbei übersende ich die ärztliche Bescheinigung zur Vorlage bei der Widerspruchsstelle.I enclose the medical certificate to be passed on to the appeals office.

   anbei means enclosed. It is an adverb that tells the reader that documents come with the letter.

3. 3

   zwecks (+ Genitiv): the purpose

   • Die Unterlagen werden zwecks Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen an das zuständige Referat weitergeleitet.The documents are being sent to the responsible department to check eligibility.
   • Zwecks Fristwahrung wird der Einspruch vorab per Telefax übermittelt.To meet the deadline, the objection is being sent in advance by fax.

   zwecks means for the purpose of. It replaces an um … zu or damit clause with one noun.

   + 1 more example

The forms

Step by step

1. 1

   Write the subject line and reference

   Name the notice, its date and the reference number (Aktenzeichen) in the subject line.

   • Betreff: Einspruch gegen den Einkommensteuerbescheid für das Jahr 2024Subject: Objection to the income tax assessment for the year 2024
   • Bezug: Ihr Bescheid vom 12. Oktober 2026, Az.: 104/582/90123Reference: your notice of 12 October 2026, ref. no.: 104/582/90123
2. 2

   State the objection clearly

   Start with Bezug nehmend auf, then the verb in position 2. Use the exact term: lege ich Einspruch ein, not ich möchte mich beschweren.

   • Bezug nehmend auf Ihren oben genannten Bescheid lege ich hiermit fristgerecht Einspruch ein.With reference to your notice above, I hereby lodge an objection within the deadline.
3. 3

   Reserve your reasons

   Don't argue too early. Say that detailed reasons will follow after you have seen the official files.

   • Eine substanziierte Begründung erfolgt gesondert nach erfolgter Akteneinsicht. Die Einsichtnahme in die vollständigen Verwaltungsakten bleibt ausdrücklich vorbehalten.Detailed reasons will follow separately after the files have been inspected. The right to inspect the full files is expressly reserved.
4. 4

   Ask for a suspension

   If the notice demands money right away, ask for a suspension (Aussetzung der Vollziehung), so you don't have to pay while the objection is open.

   • Zwecks Vermeidung unbilliger Härten beantrage ich hiermit die sofortige Aussetzung der Vollziehung.To avoid undue hardship, I hereby apply for an immediate suspension of payment.
5. 5

   Enclose documents and close

   Add receipts or other documents with anbei. Close with Mit freundlichen Grüßen; very traditional legal letters use Mit vorzüglicher Hochachtung.

   • Anbei erhalten Sie die Nachweise über die geltend gemachten Werbungskosten im Original.Enclosed please find the original receipts for the work-related expenses claimed.

Common mistakes

• ✕ Zwecks die Frist einhalten, sende ich ein Fax.

  ✓ Zwecks Fristwahrung sende ich ein Fax.

  zwecks is a preposition. It takes a noun, not a verb phrase.

• ✕ Bezug nehmend an Ihren Bescheid vom 12. Mai …

  ✓ Bezug nehmend auf Ihren Bescheid vom 12. Mai …

  Bezug nehmen always goes with auf, never with an.

• ✕ Bezugnehmend auf Ihr Schreiben, ich lege Einspruch ein.

  ✓ Bezugnehmend auf Ihr Schreiben lege ich Einspruch ein.

  The formula is position 1. The verb lege comes next, then ich.

• Einspruch vs. Widerspruch+
• anbei is not a preposition+
• Anbei sende ich: a little redundant+
• jemandem etwas anheimstellen+

Don't mix it up